Préparer la haute saison de son gîte ou de ses chambres d'hôtes : la liste de contrôle du printemps

La haute saison se gagne au printemps. Ce qui n'est pas prêt en juin se paie en août, en stress et en réservations manquées. Voici la liste de contrôle que nous conseillons aux hébergeurs, par ordre de priorité. Pour les réflexes à avoir une fois la saison lancée, voir nos 9 conseils pour la haute saison.

Mars-avril : ouvrir le calendrier et fixer les prix

• Ouvrez vos disponibilités sur toute la saison, et même au-delà : les familles réservent l'été dès l'hiver, les étrangers encore plus tôt. Un calendrier fermé en mars, ce sont des réservations qui partent chez le voisin.
• Revoyez votre grille tarifaire par saison et par période (vacances scolaires, ponts, grands événements locaux). Comparez-vous aux hébergements équivalents de votre secteur, et fixez des règles claires : durée minimale, réduction à la semaine, prix du week-end.
• Mettez à jour vos conditions : acompte, solde, annulation, horaires, animaux, caution. Elles doivent être identiques sur votre site, vos plateformes et votre contrat.
• Vérifiez la taxe de séjour votée pour l'année par votre collectivité et mettez-la à jour dans vos tarifs. Notre article sur la taxe de séjour explique le calcul.

Dans Otizi, les tarifs par saison se définissent une fois et s'appliquent à toutes les réservations, plateformes comprises.

Avril : rafraîchir les annonces et le site

• Les photos. Profitez des premiers beaux jours pour refaire les photos extérieures : jardin, terrasse, piscine, vue. Les voyageurs choisissent d'abord avec les yeux.
• Les textes. Relisez vos annonces et votre site : équipements ajoutés, nouvelles activités à proximité, événements de l'été. Supprimez ce qui n'est plus vrai.
• Les avis. Répondez aux avis en attente et sollicitez ceux des voyageurs du printemps.
• Le référencement local. Mettez à jour votre fiche Google Business Profile (photos, horaires, lien de réservation). Voir notre article sur le référencement local.

Mai : mettre la gestion sur des rails

C'est le moment d'installer les automatismes qui vous feront gagner des heures en juillet :

• synchronisation des calendriers entre toutes vos plateformes et votre site avec un channel manager, pour éliminer le risque de double réservation ;
• modèles de messages : confirmation, informations d'arrivée à J-3, remerciement et demande d'avis après le départ ;
• contrat et facture générés automatiquement, avec le calcul de l'acompte et du solde ;
• prélèvement du solde à la date prévue, pour ne plus relancer ;
• livret d'accueil à jour, partagé par lien, avec le fonctionnement du logement et vos recommandations.

Si vous n'avez encore rien de tout cela, c'est le bon moment pour essayer un logiciel de gestion : il faut une ou deux semaines pour tout paramétrer tranquillement.

Mai-juin : la logistique

• Stock : draps et serviettes en deux ou trois jeux par couchage, produits d'entretien, consommables d'accueil.
• Équipements : testez chauffe-eau, climatisation, électroménager, Wi-Fi, barbecue, piscine. Remplacez ce qui est fatigué avant que ça lâche un samedi d'août.
• Prestataires : calez les disponibilités de la personne qui fait le ménage, du blanchisseur, du jardinier, du pisciniste. Préparez la liste des artisans d'urgence.
• Plan B météo et pannes : jeux de société, parasols, ventilateurs, lampes de secours. Les petites attentions rattrapent une journée de pluie.

Juin : les partenaires et les ventes additionnelles

• Partenariats locaux : restaurants, producteurs, loueurs de vélos, activités nautiques, guides. Négociez une remise pour vos voyageurs ou une commission, et affichez ces partenaires dans votre livret.
• Suppléments : petit-déjeuner, linge, ménage de fin de séjour, panier d'accueil, table d'hôtes, location de vélos. Proposés au moment de la réservation, ils se vendent beaucoup mieux qu'à l'arrivée. Notre article sur les suppléments détaille les bonnes pratiques.
• Collecte des avis : décidez maintenant comment vous les demanderez (message automatique, QR code dans le logement) pour que chaque séjour d'été alimente votre réputation.

La liste de contrôle en résumé

1. Calendrier ouvert et tarifs par saison fixés.
2. Conditions de réservation et taxe de séjour à jour.
3. Photos et textes rafraîchis sur le site et les plateformes.
4. Calendriers synchronisés.
5. Messages, contrat, facture et paiements automatisés.
6. Livret d'accueil à jour.
7. Stock, équipements et prestataires vérifiés.
8. Partenaires et suppléments en place.

Tout cela demande quelques journées au printemps. En échange, l'été vous appartient un peu plus.